Behandling af personoplysninger om kunder mv.

Hos Ajos vil vi løbende komme til elektronisk/automatisk at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1 INDLEDENDE BEMÆRKNINGER

1.1 Formål 

1.1.1 Hos Ajos (herefter "Selskabet") vil vi løbende komme til elektronisk/automatisk at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. 

1.1.2 Når du benytter Selskabets hjemmeside eller i øvrigt kontakter eller interagerer med os, behandler Seskabet som dataansvarlig forskellige personoplysninger om dig 

1.1.3 Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit kundeforhold, herunder i relation til levering af aftalte ydelser, forpligtelser, mv. 

1.1.4 I denne persondatapolitik kan du derfor læse om, hvordan vi behandler oplysninger om dig i forbindelse med din brug af www.ajos.dk, når du tilmelder dig et nyhedsbrev, når du indgår en kontrakt med os, når du i øvrigt kontakter os, samt når vi modtager oplysninger om dig fra tredjemand. For alle de neden for nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen sætter herfor. 

1.1.5 Vores hjemmeside anvender desuden cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af vores hjemmeside og services. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores cookiepolitik som du finder her www.ajos.dk/om-ajos-cookiepolitik.aspx

1.1.6 Du er altid velkommen til at kontakte os på ajos@ajos.dk, hvis du har spørgsmål angående vores behandling af personoplysninger. Se også punkt 8 nedenfor, hvor vi beskriver dine rettigheder og har angivet yderligere kontaktoplysninger.

2 BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I FORHOLDET TIL KUNDER MV.

2.1 Repræsentant for en virksomhed

2.1.1 Når du indgår en kontrakt med eller er eksisterende kunde, samarbejdspartner, leverandør, etc. hos Selskabet, opretter vi en sag om dig og den virksomhed som du repræsenterer i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. 

2.1.2 Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, samt dine kontaktoplysninger, herunder arbejdstelefonnumre, arbejds-e-mailadresser, eller andre personoplysninger, som du måtte give os.

2.1.3 Retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger er vores legitime interesse i at kunne opfylde den kontrakt, som vi har indgået med den virksomhed, som du repræsenterer, herunder at kunne kontakte dig og levere de produkter/ydelser som vi har aftalt. På tilsvarende vis kan vi anvende  dine kontaktinformationer, når vi skal fakturere den virksomhed, som du repræsenterer. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens (forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) artikel 6, stk. 1, litra f. 

2.1.4 Oplysningerne i systemet kan vi evt. sammenkøre med oplysninger om andre kunder, samarbejdspartnere, leverandører, hjemmesidebesøgende, etc., fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser.

2.1.5 Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå. 

2.2 Kundeforhold som privatperson

2.2.1 Når du indgår en kontrakt med eller er eksisterende kunde hos Selskabet som privatperson, opretter vi en sag om dig i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. 

2.2.2 Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, såsom dit navn, dine kontaktoplysninger, herunder arbejdstelefonnumre, adresse, e-mail-adresse, eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Ligeledes registrerer vi relevante betalingsoplysninger 

2.2.3 Retsgrundlaget for behandlingen af dine oplysninger er opfyldelse af den kontrakt, som vi har indgået med dig, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. 

2.2.4 Oplysningerne i systemet kan vi evt. sammenkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser.

2.2.5 Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå. 

3 BEHANDLING AF PERSONDATA I ANDEN SAMMENHÆNG

3.1 Henvendelser

3.1.1 Når du kontakter os via mail eller i forbindelse med andre henvendelser, vil din henvendelse nogle gange indeholde personoplysninger, fx kontaktinformationer, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Vi behandler blandt andet disse oplysninger for at kunne behandle og besvare din henvendelse.

3.1.2 Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser er vores behandling og besvarelse af din henvendelse. 

3.2 Hvis du kontakter os som privatperson som led i et eksisterende kundeforhold med os, er retsgrundlaget eventuelt istedet opfyldelsen af den aftale, vi har indgået, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. 

3.2.1 Vi kan også benytte din henvendelse, og dermed personoplysninger indeholdt deri, som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere.

3.2.2 Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå. 

3.3 Kundeportal (smartBYG)

3.3.1 Når du registrerers i vores kundeportal, behandles visse personoplysninger om dig fx kontaktinformationer, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du eller andre måtte give os. Vi behandler disse oplysninger for at kunne lade dig anvende vores kundeportal.

3.3.2 Hvis du er repræsentant for en virksomhed er retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er opfyldelsen af den aftale, vi har indgået med den virksomhed, som du repræsenterer, herunder ved at give dig en brugeradgang til og lade dig benytte vores kundeportal.
Hvis du er privatperson er retsgrundlaget opfyldelsen af en kontrakt, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. 

3.3.3 Vi kan også benytte oplysninger knyttet til din bruger, og dermed personoplysninger indeholdt deri, samt oplysninger om din brug af vores kundeportal som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere.

3.3.4 Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå.

3.4 Nyhedsbreve

3.4.1 Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev registrerer vi din e-mail-adresse og eventuelle andre kontaktinformationer, som kan udgøre personoplysninger, for at kunne sende vores nyhedsbreve og tilbud til dig. I nogle tilfælde registrerer vi også andre oplysninger, som du konkret giver os.

3.4.2 Vi bruger disse yderligere oplysninger til at kunne individualisere de tilbud og nyheder, vi sender til dig. 

3.4.3 Retsgrundlaget for ovennævnte behandling er det samtykke, du giver, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. 

3.4.4 Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan fx ske ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne angivet i punkt 8.1 nedenfor. Som udgangspunkt behandler vi personoplysningerne ind til du tilbagetrækker dit samtykke til at modtage vores nyhedsbreve.

3.5 Cookies

3.5.1 Vores hjemmeside anvender cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af vores hjemmeside og services. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores cookiepolitik som du finder her www.ajos.dk/om-ajos-cookiepolitik.aspx.

3.5.2 Retsgrundlaget er dit samtykke givet i medfør af cookiebekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 1148 af 9. december 2012 om krav til information og samtykke ved lagring af eller adgang til oplysninger i slutbrugeres terminaludstyr).

4 OPLYSNINGER MODTAGET FRA TREDJEMAND

4.1.1 Nogle gange kan vi modtage personoplysninger om dig fra tredjeparter, eksempelvis din arbejdsgiver eller dine kollegaer. Dette kan blandt andet være dine kontaktoplysninger og oplysninger om din tilknytning til din arbejdsgiver. Nogle gange kan vi registrere de oplysninger, vi modtager fra tredjemand om dig, i vores it-system eller andre steder som et potentielt lead eller repræsentant for en virksomhed, så vi kan kontakte dig med oplysninger om og tilbud på vores services samt kontakte dig vedrørende vores løbende kundeforhold med den virksomhed, du repræsenterer.

4.1.2 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 4.1.1 er forfølgelsen af vores legitime interesser. Vores legitime interesser er (i) det potentielle salg af vores produkter og/eller ydelser, samt (ii) vores interesse i at kunne kontakte dig, eventuelt i din egenskab som kontaktperson for en virksomhed, som du repræsenterer. Retsgundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

4.1.3 Vi kan også benytte information modtaget fra tredjeparter, og dermed personoplysninger indeholdt deri, som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere.

4.1.4 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 4.1.3 er forfølgelsen af vores legitime interesse. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå. Retsgundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

5 MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV.

5.1 Modtagere

5.1.1 Visse oplysninger opbevares hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (fx backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet reglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

5.1.2 Vi videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger omfattet af denne politik til tredjemand uden dit samtykke, medmindre vi er forpligtet hertil i henhold til loven, eller hvis dette er nødvendigt for at forfølge de ovenfor beskrevne formål. Vores hjemmel til sådan videregivelse er da som udgangspunk den samme som beskrevet oven for i forhold til vores egen behandling.

5.1.3 Dine personoplysninger kan i konkrete tilfælde videregives til vores eksterne advokater til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Selskabet har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat. 

5.2 Overførsel til tredjelande 

5.2.1 Data knyttet til kundetilfredshedsmålinger kan blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Dette skyldes, at vores databehandler er beliggende i USA. 

5.2.2 Overførsel af dine personoplysninger til USA sker på baggrund af EU's standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget, hvis du retter henvendelse til os (se vores kontaktinformationer under punkt 8 nedenfor)

6 OPBEVARINGSBEGRÆNSNING

6.1 Slettepolitik

6.1.1 Hos Selskabet har vi udarbejdet en politik, der beskriver hvordan og hvornår vi sletter personoplysninger. Hvis du ønsker at vide mere om vores slettefrister, kan du altid kontakte os i overenstemmelse med punkt 8.

6.2 Anmodning om sletning

6.2.1 Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

7 DINE RETTIGHEDER

7.1 Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. 

7.2 Du har i den forbindelse ret til at:
• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi behandler om dig (i henhold til persondataforordningens artikel 15),
• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til persondataforordningens artikel 16),
• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til persondataforordningens artikel 17),
• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til persondataforordningens artikel 18), 
• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (i henhold til persondataforordningens artikel 20), samt
• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til persondataforordningens artikel 21).

8 KONTAKTOPLYSNINGER 

8.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Selskabet på: 

E-mail: ajos@ajos.dk  

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt - fx som led i en klagesag. 

Datatilsynets kontaktoplysninger er: Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, telefon 3319 3200, dt@datatilsynet.dk. Se også https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kontakt/